La gestión de subvenciones se ha convertido en una de las estrategias más eficaces para impulsar el crecimiento de empresas, autónomos y organizaciones sin ánimo de lucro en España. Sin embargo, para aprovecharlas al máximo hay que cumplir con requisitos específicos para cada subvención, presentar documentación a tiempo y sin retrasos y diseñar una estrategia para optimizar los recursos obtenidos en la ayuda para tu proyecto. En este artículo descubrirás cómo gestionar subvenciones de forma profesional, ágil, eficaz, segura y cómo maximizar los beneficios que estas aportan a tu empresa o negocio.
¿Por qué es importante gestionar correctamente una subvención?
Las subvenciones son ayudas económicas ofrecidas por organismos tanto públicos como privados, con el objetivo de fomentar la actividad empresarial y que estas empresas cumplan o realicen una serie de proyectos beneficiosos para si mismas, además de que favorecen la innovación de los negocio o el desarrollo social de una comunidad, gracias al desarrollo empresarial.
Sin embargo, solicitarlas es solo el primer paso, hay ciertas cosas a considerar:
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- Una mala gestión puede derivar en la pérdida de la ayuda, sanciones tanto administrativas como comerciales o puede llegar incluso a la obligación de devolver el importe recibido.
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- Una buena gestión permite no solo cumplir con la normativa vigente, sino que además también optimiza el uso de los fondos y obtener un impacto real en el proyecto con un mayor retorno de la inversión por cada euro invertido de la ayuda en el negocio
Cuando hablamos de gestión de subvenciones hablamos de un proceso integral: desde la identificación de las ayudas adecuadas para tu proyecto o negocio hasta la justificación de cada gasto de la ayuda proporcionada, por lo que es fundamental tener todo en regla y bien documentado.
Requisitos clave para acceder a subvenciones en España
Cada convocatoria tiene requisitos específicos e individual. Sin embargo, existen elementos comunes que debes conocer y prepararte antes de solicitar cualquier subvención ya sea esta publica o privada:
1. Cumplir con los criterios de elegibilidad
Antes de presentar cualquier solicitud de subvención, es fundamental revisar con mucho cuidado las bases reguladoras de la misma sobre todo porque aquí es donde vamos a ver si la subvención que tenemos entre manos es la adecuada para nosotros y nuestro negocio. Algunos de los criterios más habituales son:
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- Estar dado de alta como autónomo o empresa en el CNAE correspondiente.
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- Cumplir con las obligaciones fiscales y con la Seguridad Social.
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- Contar con un proyecto que se ajuste al objetivo de la subvención .
2. Preparar la documentación necesaria
La mayoría de convocatorias de subvenciones suelen pedir una serie de requisitos/documentos:
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- Certificados de estar al corriente de pago y de no tener deudas.
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- Memoria del proyecto o plan de negocio.
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- Presupuestos detallados y facturas proforma.
Tener todos los documentos organizados agiliza el proceso general de la subvención y demuestra profesionalidad además de preocupación.
3. Respetar los plazos internos
Uno de los aspectos mas importantes de la subvenciones suele ser el tiempo.
Respetar los plazos de la subvenciones es muy importante.
Las subvenciones suelen tener plazos muy limitados, además de que fuera de los mismos no se permite presentar la documentación. Un error muy frecuente es presentar la documentación fuera del plazo establecido o sin la firma electrónica correcta.
Configura alertas en tu calendario, estate atento a los plazos y mantente informado de las nuevas convocatorias que se suelen dar regularmente.
Cómo gestionar eficazmente una subvención
Puede parecer que conseguir la subvención es lo más relevante, sin embargo esto no es así, lo más relevante es la gestión de la misma.
Por eso, una vez concedida la ayuda, comienza la verdadera gestión de la subvención. Aquí es donde muchas organizaciones fallan y cometen errores. Para evitar problemas y maximizar beneficios, te damos una serie de consejos:
Control financiero y contable
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- Abre una cuenta bancaria específica para la subvención siempre que las bases lo permitan.
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- Lleva un registro contable separado con el objetivo de diferenciar claramente los gastos subvencionados de los gastos generales de la empresa.
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- Guarda todas las facturas, contratos y justificantes. En una auditoría pueden pedírtelos y aunque no lo hicieran siempre es mejor tener todo “por si las moscas”.
Comunicación con la entidad concedente de la subvención
Mantén una relación transparente y constante con el organismo que concede la ayuda, de esta forma siempre vas a estar informado de nuevas posibles ayudas o de la información que debes presentar. Responde a sus solicitudes de información y actualiza cualquier cambio en el proyecto siempre que puedas.
Justificación y seguimiento de las subvenciones
La mayoría de subvenciones requieren una memoria de justificación donde demuestres cómo se han utilizado los fondos. Es por eso que el punto anterior de guardar facturas, gastos, etc. es tan importante.
Es necesario preparar informes claros y completos, incluyendo:
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- Resultados obtenidos a partir de la ayuda.
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- Gastos detallados con facturas y toda la información posible.
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- Evidencias del impacto del proyecto en el negocio, a corto y largo plazo.
Cómo maximizar los beneficios de una subvención
Para realmente aprovechar una subvención, necesitas una estrategia que potencie su impacto, es en ese punto donde nos vamos a centrar ahora y vamos a intentar :
Planifica la inversión de la subvención antes de obtenerla
Antes de gastarla, define un plan que indique cómo cada euro de la misma contribuirá al crecimiento del proyecto a largo plazo.
Pregúntate a ti mismo:
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- ¿Qué partidas generan más retorno de la inversión?
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- ¿Qué gastos son imprescindibles a día de hoy y cuáles pueden esperar hasta mañana?
Combina subvenciones y recursos propios
No dependas exclusivamente de la ayuda. La ayuda esta muy bien, es un impulso a tu negocio y a tu proyecto, pero depender solo de la misma es un error que a la larga te puede salir muy caro. Complementa con fondos propios para reforzar las acciones más rentables del proyecto y demostrar tu compromiso con el proyecto a largo plazo.
Evalúa y ajusta en función de los datos
Mide los resultados periódicamente, ponte metas realistas y ajusta en base a las mismas. Si detectas que una acción subvencionada no genera el impacto esperado piensa en reajustarla mientras estés dentro de los plazos permitidos y mientras sea posible a efectos prácticos y legales.
Errores comunes en la gestión de subvenciones
Evitar ciertos fallos a la hora de gestionar los recursos proporcionado por una subvención puede marcar la diferencia entre el éxito de la misma y la devolución de fondos.
Es por eso que ahora vamos a entrar en detalle de algunos de los errores más comunes:
- No leer con detalle las bases y condiciones de las ayudas. Evítalo a toda costa ya que te estarías perdiendo información clave
- No archivar correctamente los justificantes. Luego es un rompecabezas buscar y encontrar cada uno de los justificantes
- Usar la ayuda para gastos no subvencionables. Es mejor no gastarla, que tener que devolverla al completo, mas si la has gastado y no tienes el liquido
- Dejar la justificación para última hora. Las cosas deprisa y corriendo nunca salen bien, además te puedes quedar sin tiempo
Preguntas frecuentes sobre la gestión de subvenciones
¿Puedo solicitar varias subvenciones a la vez?
Sí, no suele haber ningún problema con esto, siempre que las bases lo permitan y no exista incompatibilidad entre las mismas ayudas.
¿Qué pasa si no cumplo con los requisitos?
Puedes perder la subvención, tener que devolver el importe de la misma y enfrentarte a sanciones administrativas además de otras posibles consecuencias como un veto para otro tipo de ayudas y subvenciones públicas.
¿Es necesario contratar a un gestor especializado?
No es obligatorio, pero contar con asesoría experta como nosotros puede ahorrarte tiempo y evitar errores que te cuesten la subvención o incluso algo más.
¿Cuánto tarda en resolverse una solicitud de subvención?
El plazo depende de cada convocatoria y del organismo concedente de la ayuda. Algunas ayudas se resuelven en pocas semanas y rápidamente, mientras que otras pueden tardar varios meses con lo que ello implica. Es importante consultar siempre el calendario oficial además de interesarse y estar pendiente de las notificaciones.
¿Puedo gastar la subvención en cualquier concepto relacionado con mi negocio?
No, no se puede. Cada convocatoria define los gastos subvencionables de forma muy específica y clara;es importante leer las convocatorias. Debes asegurarte de que cada gasto está contemplado en las bases y justificarlo con facturas y documentos válidos que debes de guardar y almacenar.
¿Qué ocurre si el proyecto cambia después de concedida la subvención?
Si hay cambios significativos en el proyecto, es obligatorio comunicarlo al organismo que concede la subvención. En muchos casos, permiten modificaciones justificadas antes de terminar el plazo, siempre que se soliciten antes de la fase de justificación final.
Conclusión
La gestión de subvenciones es una herramienta muy poderosa para impulsar tus proyectos, pero requiere orden, tener todo bajo control y entregar la documentación a tiempo , conocimiento de la subvención y una estrategia clara desde el inicio para evitar contratiempos. Cumplir con los requisitos es esencial, sin embargo no es lo único importante, también lo es planificar cómo utilizar la ayuda para obtener el máximo beneficio posible con el mayor retorno. Si organizas bien tus recursos (no solo el de la subvención), mantienes al día la documentación, sin retrasos y evalúas los resultados de forma constante modificando lo necesario, tu empresa o proyecto podrá crecer mucho además de consolidarse gracias a estas oportunidades de financiación.