Introducción al Sistema de Gestión de Calidad
En el sector de la auditoría, la implantación de un Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) es un requisito normativo. A diferencia de los estándares de calidad tradicionales, que suelen ser voluntarios y orientados a la satisfacción del cliente del despacho, las normas aplicables a las firmas de auditoría tienen un carácter obligatorio. Su propósito no es un propósito comercial, sino que su propósito es garantizar la integridad, la independencia y la consistencia de todos los encargos que se les haga a una auditoría.
En este artículo vamos a explicar de una forma clara y técnica cómo implementar un SGC en un despacho de auditoría conforme a las normas NIGC 1, NIGC 2 y NIA-ES 220, y también vamos a detallar las responsabilidades de todas las figuras que participen en el proceso, incluyendo las figuras clave como pueden ser el revisor de calidad del encargo (EQCR) y el inspector de seguimiento.
Qué es un Sistema de Gestión de la Calidad en auditoría
Un Sistema de Gestión de la Calidad en una firma de auditoría es el conjunto estructurado de políticas, procedimientos y responsabilidades que está diseñado para proporcionar una seguridad razonable de que tanto la firma como todo su personal cumplen todas las normas profesionales y todos los requisitos legales aplicables.
El objetivo principal de este sistema no es mejorar la satisfacción del cliente, sino asegurar que los informes de auditoría se elaboren de manera totalmente rigurosa, que sea objetiva y que este en cumplimiento con los estándares técnicos y éticos de las auditorias.
Por tanto, el SGC actúa como un marco de control interno lo que permite mantener la más alta calidad y la fiabilidad total de los encargos realizados por la firma.
Marco de normativo aplicable en una SGC
Las normas que regulan los sistemas de gestión de calidad en las firmas de auditoría son específicas del sector de las auditorias aquellas que son las más relevantes son las siguientes:
NIGC 1 (Norma Internacional de Gestión de la Calidad 1): establece los requisitos para diseñar, implementar y mantener un sistema de gestión de la calidad a nivel de firma. Define los componentes esenciales del sistema y el proceso de evaluación y mejora continua.
NIGC 2: complementa a la NIGC 1 y regula las responsabilidades de la dirección de la firma respecto a la revisión de calidad de los encargos, la designación de revisores y los criterios de independencia y competencia del EQCR.
NIA-ES 220: se aplica a nivel de encargo individual y regula cómo se gestiona la calidad dentro de cada auditoría, garantizando que los procedimientos de la firma se reflejen en la práctica de los equipos de trabajo.
Estas tres normas juntas conforman un marco de gestión de calidad obligatorio a las firmas de auditorías que abarca desde el principio de la estructura organizativa de la firma hasta la ejecución concreta de cada auditoría individual.
Obligatoriedad del SGC en las firmas de auditoría
Toda firma de auditoría, sin importar su tamaño, ya sea grande, mediana o pequeña, está obligada a contar con un sistema de gestión de calidad totalmente documentado, que sea operativo y que este revisado de forma periódica (normalmente un año). Este requisito no es opcional ni se considera un valor añadido, sino que es un deber regulatorio que todas las auditorias deben adherirse. Su cumplimiento es supervisado por los organismos que sean competentes, en este caso son algunos como el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC) en España.
El incumplimiento de esta obligación puede tener consecuencias muy graves, que incluyen sanciones o la pérdida de confianza por parte de los clientes y de los organismos reguladores. La implementación correcta del SGC asegura no solo el cumplimiento de la normativa, sino también la transparencia de la auditoria, la consistencia y la fiabilidad de los servicios prestados.
Componentes principales de un Sistema de Gestión de la Calidad
Un SGC efectivo debe sustentarse en varios pilares fundamentales como pueden ser:
- Gobernanza y liderazgo. La dirección de la firma es la responsable última del sistema de gestión de calidad. Debe definir claramente los roles de la directiva, las líneas de la responsabilidad y cuáles son los mecanismos de supervisión.
- Evaluación de riesgos de calidad. La firma debe identificar cuáles son los riesgos que podrían afectar la calidad de sus auditorías, algunos de los posibles riesgos pueden ser: las deficiencias en la formación de os integrantes de la firma, la falta de independencia o una supervisión ineficaz y/o insuficiente, para ello se prevé como una medida positiva establecer controles preventivos.
- Políticas y procedimientos. El sistema debe incluir todos los procedimientos documentados sobre la aceptación y continuidad de clientes, la asignación de los equipos internos, cual es la revisión técnica, como es la supervisión de encargos y la formación del personal de la firma.
- Monitorización y mejora continua. El sistema debe revisarse regularmente mediante inspecciones internas o externas que garanticen su eficacia. Aquí cobra relevancia la figura del inspector de seguimiento, encargado de comprobar que el sistema se aplica y se mejora de forma continua.
El papel del EQCR (Revisión de Control de Calidad del Encargo)
El EQCR o revisor de calidad del encargo es una figura obligatoria en determinados encargos de auditoría, cuando se auditan entidades que son de interés público (p.e entidades cotizadas), entidades para las que las disposiciones legales o reglamentarias requieren una revisión de la calidad y empresas con un riesgo elevado u operaciones complejas para las que pueda ser una respuesta adecuada para responder a uno o varios riesgos. Su función es realizar una revisión totalmente independiente y objetiva del trabajo del equipo auditor antes de la emisión del último informe final de la auditoria.
El EQCR verifica que las conclusiones alcanzadas son razonables, que se han aplicado correctamente todas las normas profesionales y que la evidencia obtenida es suficiente y adecuada para el informe. Su informe forma parte de la documentación de la auditoría y debe conservarse según las políticas del SGC.
Es importante destacar que el EQCR debe ser completamente independiente del equipo que realiza la auditoría. Además, un mismo profesional no puede ejercer simultáneamente como EQCR y como inspector de seguimiento de la misma firma, ya que ello comprometería la total o parcialmente la independencia y objetividad de todo el proceso.
El seguimiento anual del sistema de gestión de calidad
Una vez implantado el SGC, la firma debe someterlo a un proceso de seguimiento y revisión periódica (normalmente es anual). El responsable de esta labor es el llamado inspector de seguimiento, cuya misión es evaluar si el sistema se aplica correctamente en todas las ocasiones y si las acciones de mejora se han ejecutado de forma efectiva a lo largo del tiempo.
Durante el seguimiento, se revisan expedientes de auditorías ya realizadas, se analizan los programas de formación del personal de la auditoria, se evalúa la eficacia de los controles internos y se comprueba la implementación de las recomendaciones previas (en las ocasiones que esto se puede realizar). El resultado de esta revisión se plasma en un informe formal que se entrega a la dirección de la firma para que ellos se encarguen de la toma de decisiones y la planificación de acciones correctivas.
El seguimiento debe realizarse, al menos, una vez al año, aunque muchas firmas optan por revisiones semestrales para asegurar la mejora continua y anticiparse a posibles incidencias.
Pasos para implementar un SGC en un despacho de auditoría
A continuación, vamos a hablar de cuales son los pasos para la implementación de una SGC
- Diagnóstico inicial: El primer paso, identificar el punto de partida de la firma, revisando las políticas existentes, los recursos disponibles y cuál es el nivel de cumplimiento con las normas aplicables.
- Diseño del sistema: elaborar toda la documentación necesaria, definir todas responsabilidades de las partes implicadas y establecer todos los controles de calidad necesarios.
- Implementación: comunicar el sistema a todo el personal involucrado en el día a día de las operaciones, impartir la formación necesaria y poner en marcha los procedimientos que sean necesarios.
- Monitorización: designar quien va a ser el inspector de seguimiento y establecer un calendario anual de revisiones de SGC.
- Evaluación y mejora continua: analizar los resultados del seguimiento siempre que sea posible, aplicar todas las medidas correctivas y mantener actualizado el sistema conforme a los cambios normativos necesarios.
Beneficios indirectos de un SGC en auditoría
Aunque la normativa lo exige, la correcta implementación de un SGC también aporta ventajas tanto competitivas como operativas. Mejora la organización interna de todo el equipo, mejora la comunicación de todos los involucrado, aumenta la consistencia en los encargos a la auditoria, reduce de forma notable los errores, fomenta la responsabilidad profesional con los clientes y refuerza la reputación de la firma ante clientes y supervisores externos.
Asimismo, disponer de los procesos bien documentados y revisados facilita la incorporación de nuevos profesionales haciendo así que crecer la firma, la formación interna se vuelve más sencilla y la eficiencia en la gestión de los trabajos aumenta exponencialmente. En un mercado cada vez más regulado, un sistema de calidad sólido no solo cumple la norma, sino que se convierte en una herramienta estratégica que da un aumento de la confianza y la estabilidad.
Conclusión
Implementar un Sistema de Gestión de la Calidad en una firma de auditoría no es un proceso opcional ni una acción orientada al marketing, sino una obligación normativa para todos los despachos. Su finalidad es garantizar que los trabajos de auditoría se realicen con independencia total, rigor técnico y con coherencia profesional.
El éxito del sistema depende tanto de su diseño inicial como de su aplicación práctica en el día a día, del compromiso de la dirección (y del compromiso d ellos trabajadores) y de la independencia de las figuras que intervienen en su control y análisis, como el EQCR y el inspector de seguimiento.
Un SGC bien implementado fortalece de manera notable la credibilidad de la firma, garantiza el cumplimiento de la normativa actual y contribuye a mantener la confianza en la profesión auditora y puede llegar a reducir los costes de las auditorias.